CO WEDŁUG URZĘDNIKÓW MUSI ZAWIERAĆ WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE INFORMACJI PUBLICZNEJ?

Na początku czerwca jedna z mieszkanek Zawiercia złożyła do tutejszego urzędu wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Wniosek przesłała mailem. Pytała w nim między innymi o powody zmiany Regulaminu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Miejskiego w Zawierciu z marca bieżącego roku, w wyniku której usunięto maksymalną kwotę dofinansowania w wysokości 500 zł do semestru. Prócz tego wnioskodawczyni poprosiła o wskazanie ilu pracowników zawierciańskiego magistratu korzysta w tym roku z dofinansowania, ile ono wynosi i jakie stanowiska zajmują te osoby.

Po blisko dwóch tygodniach od złożenia wniosku, mieszkanka otrzymała pismo podpisane przez sekretarz miasta Agatę Jarzę-Korpyś. Jest to wezwanie do „usunięcia braków formalnych – tj. opatrzenia wniosku złożonego w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. Jeśli mieszkanka tego nie zrobi, to jej wniosek pozostanie nierozpatrzony. Sekretarz miasta powołuje się tutaj na ustawę o dostępie do informacji publicznej oraz art. 64 §2 kodeksu postępowania administracyjnego, który mówi o spełnianiu przez podanie „innych wymagań ustalonych w przepisach”.

TO PROSTA INFORMACJA DOTYCZĄCA PUBLICZNYCH PIENIĘDZY

Mieszkanka nie przyjmuje stanowiska zawierciańskich urzędników, podkreślając między innymi to, że informacje, o które wnioskuje dotyczą wydatkowania publicznych pieniędzy.

- Wymaga się ode mnie usunięcia braków formalnych wniosku, który jest całkowicie odformalizowany, a reżim KPA może być zastosowany dopiero kiedy organ chce wydać decyzję o odmowie dostępu do informacji lub chce umorzyć postępowanie. Informacje o które wnioskowałam są informacją publiczną PROSTĄ i dotyczą wydatkowania środków publicznych (podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Miejskiego w Zawierciu). Nie prosiłam o wskazanie konkretnych osób korzystających z tego dofinansowania, a jedynie o wskazanie liczby osób i wysokości dofinansowania oraz przesłanie ZANONIMIZOWANYCH skanów umów – napisała pani Leokadia w wiadomości do naszej redakcji (prosi o nieujawnianie nazwiska).

Jej zdaniem większość wniosków o udostępnienie informacji publicznej jest składana do Urzędu Miejskiego w Zawierciu mailowo i nie jest podpisana ani elektronicznie, ani odręcznie na papierze, a mimo to miasto nie wszystkich wzywa do „usunięcia braków formalnych”. Mieszkanka zastanawia się również, czy urzędnicy próbują w ten sposób coś ukryć oraz na jakiej podstawie chcieliby ewentualnie wydać odmowę udzielenia informacji publicznej. – (…) czyżby liczyli, że sprawa zostanie pozostawiona bez rozpatrzenia a temat „umrze śmiercią naturalną”? – zastanawia się mieszkanka.

Odpowiadając urzędnikom, zawiercianka stwierdza, że – opierając się na orzecznictwie sądowym – wniosek o udostępnienie informacji publicznej jest odformalizowany. Kobieta powołuje się na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, w którym stwierdzono, że dopuszczalne jest składanie wniosku mailowo bez podpisu elektronicznego (jego brak na wniosku nie stanowi braku formalnego).

WNIOSKI WYSŁANE MAILOWO SĄ, PODPISU ELEKTRONICZNEGO NIE WIDAĆ

W Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Zawierciu możemy znaleźć wnioski składane przez mieszkańców i udzielone na nie odpowiedzi. Są tam wnioski przesłane mailowo, na których nie widzimy podpisu elektronicznego (może jest, tylko my go nie dostrzegamy?). I obok wniosków przesłanych mailem są odpowiedzi urzędników. Czy wnioskodawcy byli wzywani do podpisu elektronicznego? Zwróciliśmy się do urzędu o wskazanie różnicy pomiędzy wnioskami, na które odpowiedziano od wniosku mieszkanki, który wymaga podpisu elektronicznego. Poprosiliśmy również o wskazanie konkretnego przepisu, który nakazuje, by wnioski o udostępnienie informacji publicznej przesyłane mailowo były opatrzone podpisem elektronicznym. W odpowiedzi dowiedzieliśmy się, że całe zamieszanie to jedynie drobna pomyłka. Wezwanie do usunięcia braków formalnych miało być wysłane do kogoś innego i dotyczyło innego wniosku. - Informacja publiczna oczywiście udostępniona zostanie mieszkance niezwłocznie. Jednocześnie, dziękujemy za czujność oraz pomoc w rozwiązaniu zaistniałego problemu – czytamy w wiadomości przesłanej przez rzeczniczkę Urzędu Miejskiego w Zawierciu Monikę Polak-Pałęgę. We wtorek, 2 lipca w BIP zamieszczono również obszerną odpowiedź na wniosek mieszkanki, z wyjaśnieniem sytuacji i przeprosinami.
 

NASZ KOMENTARZ: W tym przypadku od początku przychylaliśmy się do stanowiska prezentowanego przez mieszkankę. W naszej pracy bardzo często wysyłamy mailowo zapytania prasowe. Do prokuratury, sądów, policji, urzędów, wielu różnych instytucji. Wysyłane przez nas zapytania są traktowane jako wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Chyba nigdy się nie zdarzyło (a przynajmniej my nie przypominamy sobie takiej sytuacji), aby nam odmówiono udzielenia informacji lub aby zażądano od nas podpisu elektronicznego. Zapytania prasowe to tak naprawdę wnioski, nie mają w sobie żadnej większej, dodatkowej „mocy”.

Wniosek o informację publiczną nie wymaga używania np. konkretnego wzoru pisma, czy druku. Wszystkie instytucje akceptują, zgodnie z prawem, wnioski wysłane drogą elektroniczną, jako zwykły mail. Dla pewności zalecane jest podanie w mailu adresu stacjonarnego, ale można wyraźnie zaznaczyć, że odpowiedź na wniosek o informację publiczną ma być udzielona mailowo. Nawet skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach można wysłać mailowo. A do Urzędu Miejskiego w Zawierciu zwykły mail nie wystarcza? Byliśmy zdziwieni sytuacją, którą przybliżyła nam pani Leokadia. Dobrze, że okazało się, że to jedynie drobna pomyłka. Wszyscy czasami popełniamy błędy. Ale w tym przypadku odpowiedź na wniosek została udostępniona po upływie ustawowego terminu, a mieszkanka może złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.  Edyta Superson

Adwokat Katarzyna Wysocka-Krzymińska: Postępowanie w przedmiocie udzielenia informacji publicznej zostało skonstruowane przez ustawodawcę w taki sposób, aby odznaczało się minimalnym formalizmem. Powyższe oznacza, że nie zostały ustawowo określone wymogi formalne wniosku o udzielenie dostępu do informacji publicznej, nie ma wzorów takiego pisma, jak również forma jest dowolna. Wniosek o dostęp do informacji publicznej może zostać złożony ustnie i pisemnie – listownie, za pomocą poczty elektronicznej oraz elektronicznego formularza. Istotne jest jednak, aby we wniosku precyzyjnie określić żądaną informację publiczną oraz sposób zwrotnego przekazania tej informacji wnioskodawcy. Naczelny Sąd Administracyjny już w 2009 roku (wyrok z dnia 16 marca 2009 r. sygn. akt I OSK 1277/08) przyjął, że za wniosek pisemny o udzielenie informacji publicznej uznawać należy również przesłanie zapytania pocztą elektroniczną, i to nawet wówczas, gdy wiadomość mailowa nie została opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym. Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że takie stanowisko wynika z tego, że wniosek o udzielenie informacji publicznej może przybrać każdą formę, o ile wynika z niego w sposób jasny, co jest jego przedmiotem.

W doktrynie i orzecznictwie podkreśla się, że ze względu na odformalizowany charakter postępowania o udzielenie informacji publicznej, informacja publiczna może być udzielona niezwłocznie właśnie w formie bezpośredniego kontaktu za pomocą rozmowy telefonicznej albo zwykłej wiadomości e-mail. Celem tego rozwiązania jest zminimalizowanie procedur biurokratycznych

Odmiennie jednak wygląda sytuacja, gdy organ zamierza zakończyć postępowanie w przedmiocie udzielenia informacji publicznej decyzją administracyjną o odmowie udzielenia informacji lub o umorzeniu postępowania. W przypadku odmowy udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenia postępowania konieczne jest zastosowanie art. 63 § 3a k.p.a. i wezwanie strony do opatrzenia podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego bezpiecznym podpisem elektronicznym.